Création et gestion de la paie

Ouvrez une fenêtre « Gestion de la paie ».

1.Déplacez-vous sous l'onglet « Historique des paies » pour vérifier les paies avec le statut « En cours » et vous assurer de ne pas ajouter de nouveaux éléments dans une paie existante, si vous préférez que PRIM produise une nouvelle paie pour votre candidat.

2.Dans la liste, faites un filtre pour n'afficher que les paies avec le statut « En cours ».

3.S'il y a lieu, sélectionnez la ou les paies à compléter et changez manuellement le statut pour « Complétée » pour éviter des ajouts dans cette paie.

4.Retournez sous l'onglet « Demandes à payer ».

5.Sélectionnez une période de paie. Au besoin, appliquez un filtre pour afficher seulement les éléments désirés. Par exemple, les demandes à payer à un candidat spécifique.

6.Cochez un ou plusieurs éléments à ajouter dans une paie et cliquez sur .

7.Les éléments sélectionnés se retrouvent sous l'onglet « Historique des paies » à l'intérieur d'une paie avec le statut « En cours ».

8.Sous l'onglet « Historique des paies » faites un tri sur la colonne « N° Paie » si vous désirez afficher les nouvelles paies au haut de la liste.

9.Si vous n'avez plus d'éléments à ajouter, vous devez compléter la paie.

10.Cochez un ou plusieurs enregistrements et cliquez sur (Liste de valeurs) pour afficher la liste de choix.

11.Dans la liste, choisissez « Compléter la paie ». Au besoin, répétez ces opérations pour ajouter une nouvelle paie.

Au préalable, assurez-vous que les paies de la période sont complétées avant d'ajouter une nouvelle paie, sinon PRIM ajoutera les éléments sélectionnés dans une paie avec le statut « En cours ».

12.Cliquez sur l'icône  (Ouvrir dossier) dans la colonne N° paie si vous désirez afficher les détails de la paie.

C'est terminé pour PRIM pour le processus de la paie, les données pourront être exportées vers le logiciel de paie de votre entreprise.

Il est possible d'ajouter une paie depuis le dossier d'un candidat, toutefois celle-ci ne doit pas être reliée à une demande afin de ne pas fausser le rapport de rentabilité.

S'il y a une paie non complétée pour le candidat pour la période en cours, PRIM n'ajoutera pas une nouvelle paie. Si vous désirez ajouter une nouvelle paie dans la période, assurez-vous de compléter les paies de la période au préalable.

Prenez note que l'exemple ci-dessous est présenté pour illustrer la procédure à suivre lors de l'ajout d'une nouvelle paie. Selon votre configuration, il est possible que cet exemple ne soit pas représentatif, toutefois la procédure à suivre est la même.

L'exemple ci-dessous illustre le remboursement des frais engagés par un candidat pour une formation.

1.Ouvrez le dossier du candidat.

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Paies ».

S'il y a lieu, appliquez un filtre dans une colonne de la zone principale pour diminuer le nombre d'enregistrements affichés.

3.Cliquez sur et ensuite sur « OUI » dans le message qui s'affiche.

4.Choisissez une division dans la fenêtre de sélection.

5.Sélectionnez une période de paie dans la fenêtre de sélection suivante.

6.La paie est ajoutée dans la liste avec le statut « En cours ».

7.Cliquez sur l'icône (Ouvrir dossier) pour ouvrir la fenêtre « Paie ».

8.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments payés ».

9.Cliquez sur le bouton ou dans la zone principale pour ouvrir la fenêtre de sélection et choisissez « Autre item à payer » parmi les éléments proposés.

10.Modifiez la quantité et le taux et inscrivez le détail de l'item à payer dans la colonne « Commentaire ».

11.Cliquez sur (Sauvegarder).

12.La paie se retrouve sous l'onglet « Historique des paies » de la fenêtre « Gestion de la paie » avec le statut « En cours ».

Les ajouts effectués directement sur une paie ne seront pas comptabilisés dans le rapport de rentabilité de la demande, il est préférable de faire les ajouts directement dans la demande, soit un remplacement ou un mandat.

Pour ajouter un nouvel élément sur une paie existante, celle-ci doit avoir le statut « En cours. 

1.Ouvrez une fenêtre « Paie ».

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments payés ».

3.Cliquez dans la zone principale ou sur l'icône (Insérer) pour ajouter un élément.

4.La fenêtre « Sélection de valeur » s'affiche.

5.Sélectionnez l'élément à ajouter dans la liste proposée et cliquez sur .

6.Complétez l'information dans les colonnes « Qté » ou « Taux ».

7.Dans l'exemple ci-dessous, nous avons ajouté des frais de déplacement.

8.Cliquez sur (Sauvegarder). L'élément est ajouté et le montant de la paie est ajusté.

Les modifications effectuées directement sur une paie ne seront pas comptabilisés dans le rapport de rentabilité de la demande, il est préférable de faire les modifications directement dans la demande, soit un remplacement ou un mandat.

Pour modifier un élément sur une paie existante, celle-ci doit avoir le statut « En cours. 

1.Ouvrez une fenêtre « Paie ».

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments payés ».

3.Sélectionnez l'élément à modifier dans la liste.

4.Modifiez l'information dans les colonnes « Qté » ou « Taux ».

5.Dans l'exemple ci-dessous, nous avons modifié des frais de déplacement.

6.Cliquez sur (Sauvegarder). L'élément et le montant de la paie sont ajustés.

Pour l'envoi des paies par courriel, vous devez vous assurer que la propriété « Adresse courriel utilisée pour l'envoi via PRIM » est cochée dans le dossier de votre candidat.

Vous pouvez imprimer, visualiser ou envoyer par courriel une paie peu importe son statut.

1.Ouvrez une fenêtre « Gestion de la paie ».

2.Déplacez-vous sous l’onglet « Historique des paies ».

3.Cochez une ou plusieurs paies.

4.Cliquez sur et sélectionnez votre choix dans la liste.

5.Si vous choisissez l'option « Envoyer », un courriel sera envoyé avec les données brutes de paie en pièce jointe au candidat sélectionné.