1.Dans le ruban Accueil de la fenêtre dans laquelle vous êtes positionné, cliquez sur l’icône (Envoyer un courriel ou un SMS), sélectionnez l'option « Envoyer courriel », puis sélectionner un des modèles proposés s'il y a lieu, ou choisissez de nouveau l'option Envoyer courriel.

2.La fenêtre « Envoi des messages » s'affiche.

3.Si un modèle est sélectionné dans la liste d'envoi rapide associée au contexte de communication, vous vous trouverez directement dans l'onglet « Aperçu avant envoi ». Assurez-vous que le contenu du message et les destinataires sont appropriés. Cochez ou décocchez les destinattaires au besoin et passez à l'étape 6 ci-dessous.

Avec un modèle

4.À partir de l'onglet Modèle de message, cliquez sur . Une liste de choix s'affichera pour vous permettre de sélectionner le modèle qui vous convient. Si vous souhaitez modifier le text pour tous les destinataires, vous pouvez le faire dans la zone d'édition.

5.Déplacez-vous sous l'onglet « Aperçu avant envoi » et assurez-vous que le contenu du message et les destinataires sont appropriés.

6.Pour modifier le texte pour un destinataire spécifique, cliquez sur , la zone d'édition et les outils de formatage de texte deviendront accessibles.

Ce bouton permet de modifier le message pour le destinataire sélectionné seulement. Pour modifier le message pour tous les destinataires, retournez plutôt dans l'onglet « Modèle de message » afin de modifier le message pour tous les destinataires.

7.Avant d'envoyer le courriel, assurez-vous que les bons paramètres sont sélectionnés en ce qui concerne l'accès et le groupe de sécurité des communications attribué au courriel, ainsi que le profil utilisateur (adresse courriel) utilisé pour l'envoyer, si celui-ci doit être différent de votre profil par défaut.

8.Cliquez sur pour envoyer le message.

Vous pouvez cliquer sur pour effacer le modèle sélectionné si vous préférez composer le contenu du message sous l'onglet « Édition du modèle pour tous les contacts ».

Sans modèle

9.À partir de l'onglet Modèle de message, ajoutez un sujet dans le champ « Objet courriel ».

10. Dans la zone d'édition, composez votre message pour tous les destinataires, puis passez à l'onglet Aperçu avant envoi. Référez-vous aux étapes 6 à 8 ci-dessus pour finaliser et envoyer votre courriel.

Dans l'exemple ci-dessous, un courriel de proposition de quart sera envoyé à plusieurs destinataires. Un modèle de courriel a été configuré dans la liste d'accès rapide pour ce contexte de communication : vous n'aurez donc pas à le sélectionner et le message sera envoyé dans la langue de correspondance du candidat.

1.Sélectionnez un quart à partir de la fenêtre Quart, ou de la fenêtre Gestion des quarts. Pour notre exemple, nous avons opté pour la fenêtre Gestion des quarts.

2.Assurez-vous que le planficateur est ouvert. Dans le cas contraire, lancez-le à partir du ruban Affichage.  

3.Dans le planificateur, cochez certains ou tous les candidats.

4.Dans la section Communications du ruban Accueil, cliquez sur (Envoyer un courriel ou un SMS) et choisissez le modèle de courriel pour l'envoi d'une proposition aux candidats. La fenêtre Envoi des messages s'affiche.

5.Dans l'onglet « Modèle de message », choisissez une langue, le texte du message s'affiche dans la langue sélectionnée afin de vous permettre d'en valider le contenu.

6.Déplacez-vous sous l'onglet « Aperçu avant envoi ».

La présence de l'icône peut signifier deux choses : soit le contact n'a pas d'adresse courriel associée, soit le modèle de courriel n'existe pas dans la langue du destinataire. Survolez avec votre curseur pour lire le message d'erreur et prendre les mesures appropriées. Si le modèle de message n'existe pas dans la langue du destinataire, il est recommandé de mettre à jour le modèle concerné dans la fenêtre Édition des modèles de message.

7.Sélectionnez un destinataire. Les variables utilisées dans le modèle ont été remplacées par les valeurs associées, dans la langue de correspondance du contact.

8.Au besoin, et pour chacun des contacts, cliquez sur pour passer en mode d'édition et modifier le message.

9.Cliquez sur .

Il est possible de joindre des documents à un courriel envoyé par PRIM. Trois types de document peuvent être envoyés :

•Un rapport généré par PRIM : permet l'ajout d'un rapport généré par PRIM. Les rapports dipsonibles dépendent du contexte de communication.

•Un document provenant de votre ordinateur : joignez le document à partir de votre ordinateur, en vous assurant que celui-ci est dans la bonne langue.

•Un fichier provenant de Gestion des documents dans PRIM : permet l'ajout d'un document présent dans le dossier du contact. Cette option ne sera disponible que pour les ajouts personnalisés pour un contact en particulier dans l'onglet Aperçu avant envoi (voir étape 6).

1.Dans la section Communications du ruban Accueil, cliquez sur l’icône (Envoyer un courriel ou un SMS), sélectionnez l'option « Envoyer courriel ». La fenêtre « Envoi des messages » s'affiche.

2.À partir de l'onglet Modèle de message, composez votre message dans une première langue, et pour ajouter une pièce jointe à tous les destinataires de cette langue, cliquez sur l'icône (Ajouter pièce jointe). Une fenêtre s'affiche pour vous permettre de choisir le type de fichier à joindre.

3.Au besoin, répétez l'opération pour toutes les langues pertinentes.

4.Pour supprimer une pièce jointe, sélectionnez le document à supprimer dans le modèle de la langue pertinente et cliquez sur l'icône (Supprimer pièce jointe).

5.Passez à l'onglet Aperçu avant envoi, vérifiez les destinataires et les autres options.

6.Au besoin, si des pièces jointes personnalisées doivent être envoyées à certains destinataires, sélectionnez le destinataire, cliquez sur et ajoutez les pièces jointes pertinentes pour ce destinataire.

7.Cliquez sur .

Si vous insérez une ou des pièces jointes sous le premier onglet « Modèle de message » et que le message est envoyé à plusieurs contacts, tous les contacts à qui s'adresse le message recevront la même pièce, à l'exception des rapports générés par PRIM qui seront personnalisés selon le destinataire. Un document différent doit être joint dans chaque langue (document de la langue correspondante), y compris pour les documents générés par PRIM, même s'il s'agit du même dans ce cas précis.

Si vous insérez une ou des pièces jointes sous le deuxième onglet « Aperçu avant envoi », seulement le contact sélectionné recevra le fichier ajouté. Vous pourrez personnaliser les pièces à joindre pour chacun des contacts. Pour ce faire, vous devez au préalable cliquer sur le bouton pour le contact sélectionné.

La procédure pour transférer et répondre à un courriel se fait uniquement à partir d'un message reçu dans PRIM.

Au besoin, appliquez la procédure de synchronisation des courriels, voir « Synchronisation des courriels ».

1.Ouvrir le dossier du contact pour lequel vous devez assurer un suivi de courriel.

2. Dans la section Communications du ruban Accueil, cliquez sur (Historique des communications)  pour afficher la fenêtre « Historique des communications ».

3.Dans la liste, sélectionnez le message parmi les courriels reçus identifiés par l'icône (Courriel reçu), cliquez sur sur la ligne du message et sélectionnez l'option appropriée (Répondre ou Transférer).

Si vous sélectionnez un courriel avec l'icône (Courriel envoyé) dans la fenêtre « Historique des communications » vous aurez uniquement l'option de transférer le courriel.

Vous pouvez également double-cliquer sur le message pour l'ouvrir, puis sur dans le coin supérieur droit de la fenêtre pour choisir l'option (Répondre ou transférer)

4.La fenêtre « Envoi des messages » s'affichera pour permettre l'édition du message. Par défaut, l'onglet Aperçu avant envoi sera affiché. Cliquer sur pour composer le message pour le destinataire sélectionné, ou passez à l'onglet Modèle de message pour composer un message pour plusieurs destintaires.

5.Une fois le/les messages composés, à partir de l'onglet Aperçu avant envoi, cliquez sur (Envoyer courriel).