Le sous-onglet « Facturation » est l'endroit où entrer la configuration liée à la facturation pour un client spécifique. Une configuration adéquate dans cet onglet permet de gagner énormément de temps lors des diverses opérations, notament lors de la création des demandes, ainsi que lors de la facturation. Celui-ci présente 3 sections distinctes :

A.Facturation : c'est dans cette section que sont configurés la plupart des éléments liés à la facturation, soit le client payeur, les taxes, à qui la facture est envoyée et plusieurs autres éléments.

B.Émettre une facture par : Détermine les différentes entités utilisées pour le découpage de la facturation.

C.Aperçu de l'étiquette de facturation

Nous verrons plus bas à quoi servent les différents champs de chacune de ces sections

Champs de la section facturation (A)

Émettre une facture par :  

Cette section permet de définir le modèle de facturation pour le client, en fonction des divers critères cochés.

Lorsqu'un utilisateur ajoute une demande prête à être traitée sur une facture, PRIM vérifiera si la demande peut se trouver sur une facture ayant déjà le statut « en cours » pour le même client, selon les cases qui sont cochées dans la section « Émettre une facture par ». (Voir l'exemple#1).

Plusieurs cases peuvent être cochées, additionnant ainsi les contraintes de facturation. (Voir l'exemple #2).

Les 3 catégories de champ « Types de demande » sont mutuellement exclusives. En effet, une seule option peut être cochée pour le type de demande, et la l'option choisie et indiquée entre parenthèses est déterminée par un menu déroulant à droite du champ à cocher. .

Exemple 1:

Si la case Département est cochée, alors PRIM créera une facture distincte par département pour ce client.
 

Demande no 1 - Béatrice Dubé a travaillé au centre « Les Éditions Banane » dans le département « 2e étage »

Demande no 2 - Mario Ouellette a travaillé au centre « Les Éditions Banane » dans le département « 2e étage »

Demande no 3 - Thomas Cloutier a travaillé au centre « Les Éditions Banane » dans le département « sous sol »

Dans ce scénario, lorsque les 3 demandes seront traitées à la facturation, les demandes no 1 et no 2 se trouveront sur la même facture, puisqu'il s'agit du même département, alors que la demande no 3 sera sur une facture distincte.

Exemple 2:

Si les cases Département ainsi que Candidat sont cochées, alors PRIM créera une facture distincte par département et par candidat pour ce client.
 

Demande no 1 - Béatrice Dubé a travaillé au centre « Les Éditions Banane » dans le département « 2e étage »

Demande no 2 - Béatrice Dubé a travaillé au centre « Les Éditions Banane » dans le département « sous sol »

Demande no 3 - Thomas Cloutier a travaillé au centre « Les Éditions Banane » dans le département « sous sol »

Dans ce scénario, lorsque les 3 demandes seront traitées à la facturation, les demandes no 1, no 2 et no 3 se trouveront toutes sur des factures distinctes, puisqu'aucune d'entre elles ne possèdent le même département ainsi que le même candidat.

Le sous-onglet Départements permet de créer les départements du client, qui pourront par la suite être utilisés lors de la création des demandes et pour la facturation.

1.Cliquez sur l'onglet Paramètres.

2.Sélectionnez le sous-onglet Départements.

3.Cliquez sur une ligne blanche ou sur l'icône (Insérer)  pour ajouter un nouvel élément à la liste.

4.Une fenêtre Liste de valeurs s'affiche pour sélectionner le superviseur (facultatif) parmi les relations du client, s'il y a lieu.

5.Indiquer le nom du département.

Le code (6)  sera créé automatiquement.

Il est possible de rendre inactif un département en décochant la case (7). Celui-ci ne pourra alors plus être sélectionné lors de la création des demandes.

Cet onglet permet de définir les heures qui s'afficheront par défaut pour chaque quart lors de la création des demandes afin d'accélérer la saisie des données. Il est ainsi possible de personnaliser ces heures pour chaque client en cliquant dans les champs correspondant de la section Heures par défaut des quarts (1), et en sélectionnant un des modèles de demande disponibles.

Par ailleurs, il est également possible de configurer des exceptions dans la section du même nom (2).

Il est possible de configurer quatre types d'exceptions aux heures par défaut.

•Pour un département et pour un type de demande

•Pour un département et pour plusieurs types de demandes

•Pour tous les départements et pour un type de demande

•Pour tous les départements et pour plusieurs type de demande

Les départements et types de demande seront sélectionnés dans la liste de valeurs proposées, selon les départements et types de demande existants pour le client.

Ainsi, dans l'exemple ci-dessous, nous avons créé une exception pour le quart de jour s'appliquant au département du 2e étage (3), pour les types de demandes Éducatrice spécialisée et Jardinier (4)

Pour chaque exception, il faut d'abord indiquer le département (3), puis les types de demande concernés (4). Un seul département peut être sélectionné pour une exception. Toutefois, si l'exception s'applique à tous les départements, sélectionnez l'option « Département non considéré ».

Enfin, il est également possible de préciser si le client a accès à l'ensemble des modèles de demandes , ou si l'utilisation des modèles est personnalisée (5). Le cas échéant, il faut ajouter dans cette section les modèles auquel on aura accès pour les demandes du client.

Pour ajouter un modèle, cliquez simplement sur une ligne vide dans la section correspondante (6), et cherchez le modèle dans la liste qui s'affiche. Le modèle doit avoir été créé au préalable dans le volet Modèles de demandes de la fenêtre de configuration.

Ce sous-onglet permet de configurer les déductions par défaut pour le client selon le quart et le nombre total d'heures effectuées. Par ailleurs, pour chaque déduction créée dans la section Paramètres des déductions automatisées (A), il est possible d'ajouter des exceptions selon le département ou le type de demandes (B)

Pour créer une déduction de base :

1.Sur une ligne vide de la section Paramètres des déductions automatisées (A), dans la colonne Palier (heures), indiquez le nombre total d'heures pour lequel la déduction s'applique .

La déduction sera appliquée pour tout quart dont la somme d'heures est supérieure, jusqu'au palier suivant, s'il y a lieu.

2.Indiquez la déduction (en heures et minutes) qui doit être appliquée dans la colonne Déduction

3.Indiquez le ou les quarts pour lesquels la déduction s'applique en cochant les cases appropriées.

Exceptions

Il est possible de configurer quatre types d'exceptions à la déduction par défaut.

•Pour un département et pour un type de demande

•Pour un département et pour plusieurs types de demandes

•Pour tous les départements et pour un type de demande

•Pour tous les départements et pour plusieurs type de demande

Pour ajouter un département spécifique aux exceptions, au minimum un département doit être configuré dans le sous-onglet « Départements ».

Pour créer une exception :

4.Dans la section Paramètres des déductions automatisées (A), sélectionnez la ligne pour laquelle l'exception s'applique. La ligne sélectionnée sera en surbrillance

5.Dans la section Exceptions (B), cliquez sur une ligne vide de la colonne Département.  Une fenêtre Liste de valeurs s'affiche avec la liste des départements actifs. Sélectionnez un ou plusieurs départements et cliquez sur OK.

Pour une exception s'appliquant à tous les départements, sélectionnez « Département non considéré »

6.Indiquez la déduction (en heures et minutes) dans  la colonne Déduction.

7.Si la déduction s'applique seulement à certains postes, cliquez sur une ligne vide dans la colonne Appliquée aux types de demande.

8.Une liste de valeurs s'affiche avec tous les types de demande actifs pour le client. Cochez tout ce qui s'applique et cliquer sur OK.

9.Sauvegardez.

Dans l'exemple ci-dessous, une déduction de 1 h est appliquée automatiquement  pour tous les quarts de jour et de soir. Toutefois, une exception a été ajoutée à cette déduction pour les types de demande Adjoint direction et Adjointe administrative, pour lesquels une déduction de une heure trente est appliquée.

Ce sous-onglet permet de créer les accès du client au portail Web et de réinitialiser les mots de passe.

Si un client est déjà inscrit dans votre entreprise et n'a pas de compte sur le portail Web, il est possible de créer ce compte en suivant la procédure ci-dessous.

1.Cliquez sur l'onglet Paramètres et le sous-onglet Web.

2.Par défaut, le client apparaîtra dans la liste. Pour créer un accès avec l'adresse courriel générale du client, cliquez sur la loupe dans la colonne Courriel et sélectionnez l'adresse courriel à utiliser.

Seules les adresses courriel dans l'onglet « Profil » et le sous-onglet « Coordonnées » pourront être sélectionnées.

Des accès supplémentaires peuvent être créés si des relations ont été ajoutées au client dans le sous-onglet « Relations ». Une adresse courriel doit être associée à la relation pour permettre de créer l'accès au portail Web.

Pour créer des accès supplémentaires :

3.Cliquez sur une ligne vide : la fenêtre Liste de valeurs s'affiche avec les différentes relations du client. Sélectionnez l'employé pour qui vous souhaitez créer un accès et cliquez sur OK.

4.Un deuxième fenêtre Liste de valeurs s'affiche pour vous permettre de sélectionner le groupe de sécurité Web. Cliquez sur OK.

5.Une troisième fenêtre Liste de valeurs s'affiche. Sélectionnez l'adresse courriel de l'employé et cliquez sur OK.

6.Cliquez sur (Sauvegarder).

7.Pour réinitialiser un mot de passe, sélectionnez l'accès concerné, puis cliquez sur . Le client recevra un courriel avec un lien à suivre pour réinitialiser son mot de passe.

8.À tout moment, vous pouvez vous connecter au portail Web d'un client en sélectionnant un des accès configurés et en cliquant sur le bouton Se connecter en tant que.

Cette fonctionnalité pourrait vous aider à guider les utilisateurs en cas de problème ou de questions.

Le sous-onglet « Encaissements » permet de configurer le type de paiement utilisé par le client.

Les informations ajoutées sous ce sous-onglet sont facultatives, toutefois elles seront automatiquement affichées lors de la création d'un encaissement.

1.Cliquez sur l'onglet « Paramètres ».

2.Sélectionnez le sous-onglet « Encaissements ».

3.Cliquez sur l'icône (Sélectionner un type d'encaissement) pour afficher la liste de choix, puis sélectionnez le mode de paiement.

4.Inscrivez le numéro de l'institution financière de votre client  (sans les zéros du début, s'il y a lieu) et le numéro de transit, sans les espaces.

5.Inscrivez le numéro de compte de votre client.

6.Cliquez sur (Sauvegarder).

Le sous-onglet Compte à rebours permet de configurer les délais pour combler les quarts.

Pour y accéder :

1.Cliquez sur l'onglet Paramètres.

2.Sélectionnez le sous-onglet Compte à Rebours.

Par exemple, dans la ligne en surbrillance (3), pour toutes les demandes dont l'heure de début se situe entre « maintenant + 1 heure » et « maintenant + 3 heures 59 minutes », l'agence a 45 minutes pour confirmer au client le nom de la personne qui est affectée au quart.

Il est possible de modifier le délai en inscrivant une valeur dans la colonne « Délai client » (4).

Dans la fenêtre « Gestion des quarts », si la case est cochée, PRIM ajoutera deux colonnes dans la zone principale pour afficher les détails du compte à rebours, soit le « Délai total pour combler » et le « Temps restant ».

Le sous-onglet - Division/Succursale permet la gestion des liens entre le client, la division et la succursale.  

A. Division par défaut :  Division qui sera sélectionnée par défaut lors de la création d'une demande. Celle-ci pourra toutefois être modifiée au besoin par une des autres divisions autorisée à travailler avec le client. Cliquez sur l'icône à droite du champ et sélectionnez une division dans la liste.

Pour pouvoir être désignée comme division par défaut, la division doit être dans la liste des divisions autorisées à traiter avec le client.

B.Division autorisées à traiter avec le client : Toutes les divisions de l'agence qui sont autorisées à traiter avec le client doivent être indiquées dans cette section.

C.Succursale par défaut : Succursale qui sera sélectionnée par défaut lors de la création des demandes pour ce client. Cliquez sur l'icône  à droite du champ et sélectionnez une succursale dans la liste.  

Pour ajouter une division :

1.Dans la liste des divisions autorisées à traiter avec le client (B), cliquez sur une ligne vide.

2.La liste des divisions s'affiche. Cochez toutes les divisons pertinentes et cliquez sur OK.

3.Cliquez sur (Sauvegarder).

Les divisions déjà ajoutées n'apparaîtront pas dans la liste de valeurs lorsque vous ajoutez une division. Pour supprimer une divisision déjà ajoutée de la liste des divisions autorisées à travailler avec le client, il suffit de sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton (Supprimer).