Types de fichier (CFG018)

 

Cette fenêtre permet de créer des dossiers pour chaque entité (clients, candidats, division, etc.) afin de classer les documents selon la catégorie et d’attribuer des règles spécifiques (nommage, sécurité et accès, extensions permises, nombre de documents, propriétés, etc.), propres à chaque dossier. Elle se découpe en différentes zones, expliquées ici :

 

A.        Éléments du système

Le système utilise une liste fixe de tables dans lesquelles il est possible d’attacher des fichiers, lesquelles correspondent aux différentes entités (ex. Candidat, Division, Client, Quart, Mission, etc.).

Cette liste est prédéfinie et identique pour tous : elle ne peut pas être modifiée. Cela garantit une cohérence dans le classement des documents à travers toutes les entreprises utilisant la plateforme.

 

B.        Type de fichier

Dans cette zone, vous pouvez créer des catégories de fichiers selon leur usage (ex. CV, Lettre de motivation, Photo) pour la table ou l'entité sélectionnée dans la zone A. Ces catégories correspondent aux dossiers disponibles dans la gestion des documents de l'entité concernée.

 

Pour chaque type, vous pouvez définir :

•Type de fichier : Nom clair et traduisible selon la langue. Correspond au dossier qui sera créé dans l'onglet ou le volet Gestion documents de l'entité concernée.

•Nombre de fichiers maximum : C'est le nombre de fichiers qu'il sera possible d'ajouter dans ce dossier. Les valeurs possibles sont de 1 à 99.

99 permet d'ajouter un nombre illimité de fichiers.

•Nom du format : Génération automatique du nom du fichier via un modèle SQL (utile pour respecter un format uniforme).

 

C.        Extensions permises pour le type de fichier

 

Vous pouvez limiter les formats de fichiers acceptés pour chaque type.

Pour ajouter des formats de fichier acceptés, simplement cliquer sur le dans la zone et cocher les extensions.

 

Exemple :

•Pour un CV → autoriser seulement .pdf et .docx

•Pour une photo de profil → autoriser seulement .jpg, .png

 

Cela évite les erreurs de téléchargement de fichiers au mauvais format, et garantit que les bons fichiers sont ajoutés dans les bons dossiers.

 

D.        Propriétés

Les propriétés de fichier permettent d’ajouter des règles ou des comportements spéciaux selon l’usage du fichier. Les propriétés de base possibles dans un dossier dépendent du type d'entité (ou table). Cocher une propriété dans la liste aura pour effet de rendre cette propriété disponible dans le dossier lorsqu'on ajoute un document, et on pourra cocher ou non cette propriété pour chaque document ajouté au dossier. Par ailleurs, en plus des propriétés de base, il est possible de créer de nouvelles propriétés selon vos besoins.  

 

Chaque propriété comprend :

•Code : Identifiant de 3 lettres (ex. CVF pour CV en français)

•Description : Nom affiché à l'utilisateur

•Nombre de fichiers maximum : Maximum autorisé pour cette propriété. Par exemple, il ne sera pas possible de cocher cette propriété sur 2 documents,  si la valeur est définie à 1.

•Taille maximale : Limite en Ko

•Cocher automatiquement : Cocher cette propriété dans cette fenêtre dans un dossier aura pour effet que tout document ajouté au dosser aura cette propriété cochée.

 

Exemples de propriétés :

•CV en français : lors d'un envoi de courriel, cette propriété permettra d'envoyer le CV à un client à partir de la gestion des document

•Image contact : cochez cette propriété pour que la photo s'affiche sur le profil du candidat.

•Indexé pour la recherche par mot clé : cochez cette propriété pour que le texte du document soit indexé et qu'il soit  possible de trouver la fiche correspondante au moyen d'une recherche par mot clés contenant un des mots du document.

 

E.         Sécurité associée à chacun des fichiers

Vous pouvez attribuer des droits d’accès par groupe d’utilisateurs pour chaque type de fichier :

•Visualiser : Consulter le fichier (ouvre avec l’application par défaut)

•Ajouter : Ajouter ou remplacer un fichier

•Supprimer : Supprimer un fichier existant

 

Cela permet de contrôler qui peut faire quoi avec chaque document, selon son rôle dans l’entreprise.

 

F.        Extensions permises pour la propriété

En plus des règles globales pour le type de fichier, vous pouvez définir des extensions spécifiques selon la propriété.

 

Par  Exemple :

•        Pour la propriété Image contact, autoriser uniquement .jpg et .png

•        Pour Contrat, autoriser seulement .pdf

 

Cela vous permet d’être encore plus précis dans vos règles, selon l’usage du fichier.