Exportation

PRIM permet l'exportation de vos données selon vos besoins, que ce soit vers un autre système ou dans un fichier Excel.

 

Qu'est-ce qu'une exportation de données?

Dans PRIM, une exportation signifie que vous désirez sélectionner des données, par exemple une liste de candidats, et les transférer vers un autre logiciel ou un fichier Excel.

Cette manipulation peut vous être utile si vous désirez afficher vos données sous forme de tableau, les partager avec d'autres utilisateurs qui n'ont pas accès à PRIM, ou encore les transférer  vers un autre système.

Les données peuvent être exportées de différentes façons et pour différentes raisons, et selon l'objectif, il existe différents types d'exportation. Différentes fenêtres sont utilisées à cette fin selon le type d''exportation. Par ailleurs, des modèles d'exportation et protocoles de transfert et d'exportation peuvent également être utilisés pour structurer l'exportation.

 

 

Qu'est-ce qu'un modèle d'exportation? 

Un modèle est un canevas qui contient tous les champs d'une liste de données que vous désirez exporter de façon récurrente. Selon le type d'exportation, celui-ci sera créé dans la fenêtre DIE007 (exportation des données à l'écran), ou dans le volet de configuration Modèles d'exportation (CFG006) (transfert comptable ou exportation vers un autre système).

 

Qu'est-ce qu'un protocole de transfert et d'exportation? 

Un protocole de transfert et d'exportation est protocole de communication utilisé pour l’interaction entre PRIM et des plateformes externes. Les détails techniques du protocole et les valeurs qui y sont indiquées devront correspondre aux informations indiquées par le fournisseur du service API de l'application externe pour laquelle le protocole est configuré. Ceux-ci sont configurés dans le volet de configuration Protocoles de transfert et d'exportation (CFG009).

 

 

Types d'exportation

 

PRIM propose trois méthodes pour exporter vos données : exportation des données à l'écran, exportation vers un autre système et transfert comptable.

 

Exportation des données à l'écran :

•Type d'exportation le plus simple et accessible : exportation vers un fichier Excel ou PDF.

•Pas de modèle d'exportation requis, mais il est possible de créer un modèle de fichier  directement dans la fenêtre d'exportation, plutôt que dans la fenêtre de configuration des modèles d'exportation.

•Pas de protocole d'exportation requis : il s'agit automatiquement d'un transfert de type fichier.

•La fenêtre DIE007 est utilisée pour configurer le transfert.

 

Exportation vers un autre système :

•Un modèle d'exportation est requis - le modèle dépend habituellement du système vers lequel on exporte.

•Un protocole de transfert et d'exportation est requis.

•Accessible seulement dans certaines fenêtres (client, candidat, quart) ainsi que dans les résultats de recherche et les listes sauvegardées et programmées concernant ces entités.

•La fenêtre DIE001 est uitisée pour configurer le transfert.

 

Transfert comptable  

•Techniquement, il s'agit d'une exportation vers d'autres systèmes (systèmes comptables), mais dans un objectif bien défini, avec trois types de données seulement : factures, paie (Feuilles de temps) et encaissements. Généralement utilisé pour transférer les paies vers le systèmes de paie ou les autres données comptables vers le systèmes comptable. La configuration des transfert comptable est un projet visant une intégration plus complète des deux systèmes, avec des transferts récurrents.

•Facilement accessible via la fenêtre des transferts comptable.

•Un modèle d'exportation est requis, et celui-ci dépend du type de données et du logiciel vers lequel on exporte.

•Un protocole de transfert et d'exportation est requis.

•En plus du modèle et du protocole d'exportation, il est nécessaire de mettre en correspondance les codes utilisés dans PRIM avec ceux utilisés dans l'autre système. Cette mise en correspondance se fait dans le volet de configuration Codes de transfert (CFG007). de faire un appariement des codes de PRIM vers ceux du système comptable concerné.

•La fenêtre DIE003 est utilisée pour les transferts comptables.
 
Contrairement aux exportations « standard » vers un autre système, les données exportées sont ensuite verrouillées dans PRIM afin d'éviter toute modification et tout écart dans les données entre les deux systèmes. Si celles-ci doivent être corrigées, la bonne pratique serait donc plutôt de créer un correctif, qui sera ensuite également exporté vers le système comptable. Par exemple, pour une erreur de facturation en trop sur une facture déjà exportée, nous émettrons un crédit, lequel sera également exporté sur le système comptable, plutôt que de corriger la facture.