PRIM utilise la langue inscrite dans le dossier de vos contacts pour la correspondance et les fichiers joints aux courriels. Assurez-vous d'avoir un modèle pour chacune des langues utilisées dans votre entreprise.

1. Ouvrez une fenêtre « Édition des modèles des messages ».

2. Au besoin, masquez le volet « Résultats de recherche » afin d'optimiser la fenêtre.

3. Sous l'onglet « Message », cliquez sur l'icône (Insérer).

4. Inscrivez le nom de votre nouveau modèle.

5. Sélectionnez le type de modèle « Courriel » dans la liste de choix.

6. Sélectionnez le dossier dans lequel vous désirez ajouter votre modèle. La zone d'édition du message s'active.

7. Sélectionnez la langue dans laquelle vous composerez votre message.

8. Cochez « Modèle actif » pour permettre l'utilisation de votre modèle aux utilisateurs de PRIM.

9. Inscrivez le titre ou l'objet du courriel.

10. Composez votre message.
PRIM ajoute automatiquement un saut de ligne double. Pour insérer un saut de ligne simple, appuyez sur la touche « Maj » et sur la touche « Entrée » de votre clavier.

11. Cliquez sur (Sauvegarder).

12. Déplacez-vous sous l'onglet « Options ».

13. Selon le dossier sélectionné dans la section « Contextes associés », vous retrouverez une liste de contextes différents. Faites un choix parmi les éléments proposés.

14. Sélectionnez les paramètres d'envoi.

15. La section « Cocher par défaut les contacts de type : » sera accessible selon le dossier sélectionné à la création du modèle.

16. S'il y a lieu, cochez le type de contact qui sera coché par défaut lors de l’envoi de courriel, ainsi que la propriété qui doit être cochée dans le dossier du contact.

17. Cliquez sur (Sauvegarder).

18. Déplacez-vous sous l'onglet « Fichiers » si vous désirez joindre un document au modèle (un rapport PRIM ou un document enregistré sous l'onglet « Gestion documents »).

19. Cliquez sur (Sauvegarder).

20. Déplacez-vous sous l'onglet « Documents additionnels » si vous désirez joindre un document présent sur votre poste de travail ou sur votre réseau.

21. Dans le ruban « Accueil », cliquez sur (Insérer) pour ajouter le document.

22. Sélectionnez le document et cochez la propriété du fichier.

23. Cliquez sur (Sauvegarder).

24. Si plusieurs langues sont utilisées dans votre entreprise, changez la langue concernée (7) pour composer le message dans une autre langue.

25. Votre message est prêt. Vous pourrez le sélectionner lors de votre prochain envoi de courriel en cliquant sur le bouton .

1.Ouvrez une fenêtre « Édition des modèles des messages ».

2.Au besoin, masquez le volet « Résultats de recherche » afin d'optimiser la fenêtre.

3.Sous l'onglet « Message », cliquez sur l'icône (Insérer).

4.Inscrivez le nom de votre nouveau modèle.

5.Sélectionnez le type de modèle « SMS »  dans la liste de choix.

6.Sélectionnez le dossier dans lequel vous désirez ajouter votre modèle.

7.Sélectionnez la langue dans laquelle vous composerez votre message.

8.Cochez « Modèle actif » pour permettre l'utilisation de votre modèle aux utilisateurs de PRIM.

9.Inscrivez votre message. Utilisez les variables disponibles, s'il y a lieu. Assurez-vous de ne pas dépasser le nombre de caractères permis.

10. Cliquez sur (Sauvegarder).

11. Déplacez-vous sous l'onglet « Options ».

12. Selon le dossier sélectionné dans la section « Contextes associés », vous retrouverez une liste de contextes différents. Faites un choix parmi les éléments proposés.

13. Votre message est prêt. Vous pourrez le sélectionner lors de votre prochain envoi de SMS via le bouton .

Seulement les modèles que vous aurez créés seront modifiables, ceux inclus dans la configuration de base de PRIM ne le sont pas. Vous pouvez toutefois dupliquer un modèle de base existant et y appliquer des modifications.

Les modifications sont permises seulement dans le corps du message, PRIM ne permet pas la modification du type de modèle ou du dossier. Vous devrez créer un nouveau modèle de message.

Modifier un modèle de l'agence

1. Sélectionnez le modèle que vous désirez modifier dans le volet Résultats de recherche, ou en utilisant les icônes de navigation .

2. Faites les modifications dans le corps du message.

3.Cliquez sur (Sauvegarder).

Dupliquer un modèle de la configuration de base

Les modèles de la configuration de base comportent la mention « (Config base) » ou « (Config de base) » à la fin du nom du modèle.

1.Sélectionnez le modèle que vous désirez dupliquer et modifier dans le volet Résultats de recherche, ou en utilisant les icônes de navigation .

2.Passez à l'onglet Options.

3.Cliquez sur le bouton Dupliquer.

4.Aux deux questions qui s'affichent, répondez Oui.

5.Une copie du message sera générée, avec la mention « Copie de » au début du nom du modèle.

Nous vous suggérons de remplacer « Copie de » par le nom de votre agence, et de supprimer « Config de base » à la fin du nom du modèle afin d'éviter toute confusion. En mettant le nom de votre agence au début du nom du modèle, tout vos modèles personnalisés seront plus facilement reconnaissables.

6.Dans l'onglet Message, faites les changements requis dans le corps du texte et sauvegardez.

Les modèles dupliqués seront disponibles dans les mêmes contextes d'utilisation que le modèle de base duquel ils sont copiés, et le modèle de base sera désactivé s'il y a lieu. Toutefois, si ce modèle est disponible dans une liste d'accès rapide, directement en cliquant sur le bouton « Envoyer un courriel ou un SMS » de la fenêtre concernée, l'ancien modèle sera encore proposé, et vous devrez sélectionner le bon modèle à l'ouverture de la fenêtre d'envoi du message. Pour remplacer le modèle dans la liste d'accès rapide, veuillez communiquer avec le service à la clientèle.

Qu'est-ce qu'une variable?

Une variable est un symbole dans un modèle de courriel ou de SMS qui prendra une certaine valeur lors de l'envoi.

Par exemple, une variable qui est associée à un nom de client et ajoutée dans un modèle de message s'effacera pour afficher le nom du client à qui s'adresse le message.

Pour faciliter l'ajout de variables dans un modèle de message, courriel ou SMS, PRIM vous offre une liste de variables disponibles à sélectionner.

Vous pouvez aussi utiliser des variables lors de l'envoi d'un message si vous avez choisi de ne pas utiliser de modèle.

Voir les sections « Ajouter un modèle de courriel » et « Ajouter un modèle de SMS » pour la procédure de création de modèles. Nous traiterons ici de l'ajout de variables dans un message, qui est toutefois similare dans un modèle.

1.Vous êtes dans la fenêtre d'envoi des messages, à l'étape de la conception de votre message.

2.Pour insérer une variable dans le texte, cliquez sur (courriel) ou (SMS) et choisissez parmi les éléments proposés de la liste des variables disponibles.

3.Pour insérer une variable dans l'objet d'un courriel, cliquez sur à droite de l'objet du courriel et choisissez parmi les éléments proposés dans la liste des variables disponibles.

4.Si vous n'avez pas inséré la variable au bon endroit, vous pouvez la déplacer en utilisant la méthode du « Couper - Coller ».

5.Cliquez sur (Sauvegarder).

Il est possible de renommer les intitulés des variables proposées pour qu’ils correspondent à votre utilisation.

1.Dans le ruban « Système », cliquez sur le bouton « Paramètres » pour ouvrir la fenêtre de configuration.

2.Effectuez une recherche (par exemple : « variables ») pour obtenir la fenêtre de gestion des variables d’envoi (CFG046). Les variables y sont classées par entité (tableau de gauche) : déplacez-vous sur l’entité souhaitée.

3.Recherchez dans le tableau de droite la variable que vous souhaitez renommer.

4.Utilisez le bouton de traduction pour renommer la variable selon vos préférences et sauvegardez.

Lorsque vous enregistrez une traduction personnalisée, le bouton « traduction prédéfinie » est automatiquement activé et laisse la place à une « traduction personnalisée ». Ce comportement est tout à fait normal et évite à votre traduction personnalisée d’être « écrasée » par la prochaine mise à jour du logiciel.