Ouvrez la fenêtre « Gestion de la facturation », déplacez-vous sous l'onglet « Encaissements » et le sous-onglet « Liste des encaissements ».

Pour diminuer le nombre d'enregistrements et afficher seulement les éléments désirés, vous pouvez appliquer des filtres sur chacune des colonnes de cette liste.

1.Pour ajouter un encaissement, cliquez sur l'icône (Insérer), la fenêtre « Encaissement » s'affiche.

2.Sélectionnez une division s'il y a lieu. Cliquez sur OK.

3.Assurez-vous de sélectionner le client payeur inscrit au dossier de votre client. Cliquez sur OK.

4.Sélectionnez un type de paiement (carte de crédit, dépôt direct, chèque, etc.). Cliquez sur OK.

5.Inscrivez la date manuellement ou double-cliquez dans le champ pour afficher le calendrier afin d'y sélectionner une date.

6.Inscrivez le numéro de référence, s'il y a lieu. Par exemple, le numéro de confirmation du dépôt direct ou le numéro de chèque.

7.Ajoutez une note en lien avec cet encaissement, s'il y a lieu.

8.Cliquez sur (Sauvegarder). Un numéro d'encaissement sera généré par PRIM.

Ouvrez la fenêtre « Gestion de la facturation », déplacez-vous sous l'onglet « Encaissements » et le sous-onglet « Liste des encaissements ».

Pour diminuer le nombre d'enregistrements et afficher seulement les éléments désirés, vous pouvez appliquer des filtres sur chacune des colonnes de cette liste.

1.Cliquez sur  à droite du numéro de l'encaissement pour lequel vous voulez faire un paiement afin d'ouvrir celui-ci.

2.Cochez toutes les factures dans l'encaissement : le montant de chaque facture et le total s'inscrivent automatiquement dans la colonne « Montant payé ».

3.Cliquez sur (Sauvegarder).

À défaut d'enregistrer, vous serez invité à le faire afin de pouvoir poursuivre à l'étape suivante.

4.Cliquez sur l'icône (Liste de valeur) et changez manuellement le statut de l'encaissement pour « COMPLÉTÉ ».

5.Au terme de l'opération, les factures auront le statut « RÉGLÉE ».

Ouvrez la fenêtre « Gestion de la facturation », déplacez-vous sous l'onglet « Encaissements » et le sous-onglet « Liste des encaissements ». Pour diminuer le nombre d'enregistrements et afficher seulement les éléments désirés, vous pouvez appliquer des filtres sur chacune des colonnes de cette liste.

1.Cliquez sur  à droite du numéro de l'encaissement pour lequel vous voulez faire un paiement afin d'ouvrir celui-ci..

2.Cochez une ou plusieurs factures dans l'encaissement : le montant de chaque facture et le total s'inscrivent automatiquement dans la colonne « Montant payé ».

3.Si votre client désire faire un paiement partiel sur une ou plusieurs factures dans l'encaissement, pour modifier le montant, déplacez-vous dans la colonne « Montant payé » et inscrivez le montant payé par votre client sur la facture concernée. Le montant payé total de l'encaissement s'ajustera automatiquement.

4.Cliquez sur (Sauvegarder).

À défaut d'enregistrer, vous serez invité à le faire afin de pouvoir poursuivre à l'étape suivante.

5.Cliquez sur l'icône (Liste de valeur) et changez manuellement le statut de l'encaissement pour « COMPLÉTÉ ».

Les factures dont le montant payé a été modifié auront le statut « Partiellement réglée » et pourront être insérées dans un nouvel encaissement pour finaliser le paiement. Le solde de la facture sera ajusté en conséquence.

Les factures non sélectionnées qui étaient disponibles dans un encaissement complété seront ajoutées dans un nouvel encaissement.

Vous recevez un paiement supérieur au montant d’une facture. Par exemple, un client vous envoie un chèque de 125 $ pour régler une facture de 100 $.

Voici une petite procédure à suivre si votre client préfère ne pas vous retourner un nouveau chèque au montant égal à la facture.

1.Créez une facture de 25 $ et encaissez les 2 factures pour un total de 125 $.

2.Créez ensuite une facture « négative » ou un crédit de 25 $ qui sera ajoutée sur un prochain encaissement pour régler une facture de plus de 25 $ et ainsi « rembourser » votre client du montant excédentaire reçu.