Les éléments sélectionnés s'ajoutent dans les factures dont le statut est en cours en fonction du modèle de facturation. Si aucune facture en cours ne correspond aux critères des nouveaux éléments, une nouvelle facture est créée. Si vous commencez une nouvelle période de facturation, assurez-vous qu'aucune facture n'a le statut « En cours » (étape 1).

Étape 1 - vérifier les factures en cours

1.Ouvrez une fenêtre « Gestion de la facturation ».

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Historique des factures » pour vérifier les factures avec le statut « En cours » et vous assurer de ne pas ajouter de nouveaux éléments dans une facture existante, si vous préférez que PRIM produise une nouvelle facture pour votre client.

3.Dans la liste, faites un filtre pour n'afficher que les factures avec le statut « En cours ».

4.S'il y a lieu, sélectionnez la ou les factures à compléter et changez manuellement le statut pour « Complétée » pour éviter des ajouts dans cette facture.  (voir étape 3).

Étape 2 - créer  la facture

5.Retournez sous l'onglet « Éléments facturables ».

6.Au besoin, ajoutez un filtre sur certaines colonnes pour afficher seulement les éléments désirés. Par exemple, les demandes à facturer à une date précise ou à un client spécifique.

Le champ « Date facturable » correspond à :

Quart : date du quart

Poste : date d'embauche

7.Cochez un ou plusieurs éléments à ajouter dans une facture et cliquez sur .

8.Une fenêtre de saisie s'ouvre : saisissez la date de facturation souahaitée et cliquez sur OK.

Par défaut, la date du jour est ajoutée.

9.Les éléments sélectionnés se retrouvent sous l'onglet « Historique des factures » à l'intérieur d'une nouvelle facture à la date indiquée avec le statut « En cours ».

10. Faites un tri sur la colonne « N° Facture » si vous désirez afficher les nouvelles factures au haut de la liste.

Étape 3 - compléter la facture

11. S'il n'y a plus d'éléments à ajouter, vous pouvez compléter la facture.

12. Sélectionnez un enregistrement et cliquez sur dans la colonne « Statut  pour afficher la liste de choix. Dans la liste, choisissez « COMPLÉTER la facture ».

Il est possible de compléter plusieurs factures en un clic. Pour cela, il suffit de cocher la case sur la ligne de chaque facture à compléter, et de modifier le statut de l'une d'elles.
Un message s'affichera alors pour demander si le changement doit être appliqué à toutes les factures cochées et ayant le même statut.

13. Cliquez sur l'icône  (Ouvrir dossier)  à droite du  « No Facture » si vous désirez afficher les détails de la facture.

Sous l'onglet « Éléments facturables », vous retrouverez les éléments à facturer de la période en cours ainsi que toutes les corrections effectuées sur des demandes déjà facturées. Par exemple , pour une facturation produite le 1er et le 15 de chaque mois, si un client vous avise d'une errreur sur la facture du mois précédent, et que la correction est faite le 9 du mois en cours, cette demande figurera dans les éléments à facturer pour la période. Seul l'ajustement sera ajouté à la nouvelle facture.

 Il est possible d'ajouter une facture depuis le dossier d'un client, toutefois la méthode illustrée ci-dessous ne doit pas être utilisée lorsque la facture est liée à une demande afin de ne pas fausser le rapport de rentabilité. Pour les factures liées à une demande, utilisez la même méthode que dans la genêtre « Gestion de la facturation », en partant de l'onglet « Éléments facturables ».

Prenez note que l'exemple ci-dessous est présenté pour illustrer la procédure à suivre lors de l'ajout d'une nouvelle facture. Selon votre configuration, il est possible que cet exemple ne soit pas représentatif, toutefois la procédure à suivre est la même.

Par exemple, à la suite du départ d'un employé chez un client, vous devez rouvrir le poste et procéder à un nouvel affichage.

Une facture de type « Prolongation affichage de poste » sera ajoutée depuis le dossier de ce client.

1.Ouvrez le dossier du client.

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Facturation » et le sous-onglet « Historique des factures ».

S'il y a lieu, appliquez un filtre dans une colonne de la zone principale pour diminuer le nombre d'enregistrements affichés.  

3.Cliquez sur une ligne vide dans la zone principale ou sur  et indiquez la date de facturation dans la fenêtre qui s'affiche, puis cliquez sur OK.

4.Complétez l'information demandée (Division) dans la fenêtre de sélection.

5.La facture est ajoutée dans la liste avec le statut « En cours ».

6.Cliquez sur l'icône (Ouvrir dossier) à droite du numéro de facture pour ouvrir la fenêtre « Facture ».

7.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments facturés ».

8.Cliquez sur une ligne vide dans la zone principale ou sur le bouton de la fenêtre pour ouvrir la fenêtre de sélection et choisissez « Prolongation affichage de poste » parmi les éléments proposés.

9.S'il y a lieu, sélectionnez un code d'exportation.

10. Au besoin, modifiez la quantité, le taux, ou décochez la case « Taxable ».

11.Cliquez sur (Sauvegarder).

12.La facture se retrouve également sous l'onglet « Historique des factures » de la fenêtre « Gestion de la facturation » avec le statut « En cours ».

10

Les ajouts effectués sur une facture ne seront pas comptabilisés dans le rapport de rentabilité de la demande, il est préférable de faire les ajouts directement dans la demande, soit un quart ou un poste.

Pour ajouter un nouvel élément sur une facture existante, celle-ci doit avoir le statut « En cours ». 

1.Ouvrez la fenêtre de la « Facture ».

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments facturés ».

3.Cliquez dans la zone principale ou sur l'icône (Insérer) pour ajouter un élément.

4.La fenêtre « Sélection de valeur » s'affiche. Sélectionnez l'élément à ajouter dans la liste proposée et cliquez sur OK.
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons ajouté des frais de déplacement.

5.S'il y a lieu, sélectionnez un code d'exportation. Dans certains cas, le code sera ajouté par défaut.

6.Complétez l'information dans les colonnes « Qté » ou « Taux », et s'il y a lieu, cochez ou décochez la case Taxable.

7.Cliquez sur (Sauvegarder). L'élément est ajouté et le montant de la facture est ajusté.

Les modifications effectuées sur une facture ne seront pas comptabilisées dans le rapport de rentabilité de la demande, il est préférable de faire les modifications directement dans la demande, soit un quart ou un poste.

Pour modifier un élément sur une facture existante, celle-ci doit avoir le statut « En cours ». 

1.Ouvrez une fenêtre « Facture ».

2.Déplacez-vous sous l'onglet « Autres éléments facturés ».

3.Sélectionnez l'élément à modifier dans la liste et modifiez l'information dans les colonnes « Qté » et/ou « Taux ».
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons modifié les frais de déplacement, le nombre de kilomètres passant de 78,00 à 87.00.

4.Cliquez sur (Sauvegarder).

5.L'élément et le montant de la facture sont ajustés.

Pour l'envoi des factures par courriel, vous devez vous assurer que la propriété « Contact de facturation » est cochée pour un contact dans le dossier de votre client, et que ce contact a une adresse de courriel portant la propriété « Adresse courriel utilisée pour l'envoi via PRIM ».

Vous pouvez imprimer, visualiser ou envoyer par courriel une facture qui a le statut « Complétée », « Envoyée » ou « Réglée ». Cette opération est possible à partir de diverses fenêtres, notamment la fenêtre Facture et la fenêtre Gestion de la facturation. Vous pouvez vous référer à ces pages d'aide pour connaître les autres options, mais nous expliquerons ici comment visualiser, imprimer ou envoyer plusieurs factures à partir de la fenêtre de gestion de la facturation.

1.Ouvrez une fenêtre « Gestion de la facturation ».

2.Déplacez-vous sous l’onglet « Historique des factures ».

3.S'il y a lieu, appliquez un filtre pour afficher seulement les factures à envoyer.

4.Cochez une ou plusieurs factures.

Les factures sélectionnées doivent faire partie de la même division, et avoir le statut « COMPLÉTÉE », « ENVOYÉE » ou « RÉGLÉE ».

5.Cliquez sur le bouton Rapport de facture, puis sur le menu à droite de Facture générale.

6.Sélectionnez l'option désirée. Pour visualiser ou imprimer, choisissez Aperçu ou l'une des autres options (Document PDF, Fichier Excel, Fichier Word), et utilisez les options d'impression une fois le document affiché. Pour envoyer par courriel, choisissez l'option À CLIENT : Envoyer facture.

(A) Si l'option d'envoi par courriel est sélectionnée, une fenêtre d'envoi des messages s'ouvrira, et tous les contacts définis pour recevoir les factures des clients payeurs pour les factures cochées seront présélectionnés dans les destinataires.

(B) Les colonnes « Date dernière communication » et « Type de communication vous permettent de visualiser  la dernière communication relative à la facture concernée afin d'en assurer rapidement le suivi.