Le sous-onglet Gestion des absences permet la gestion des heures dans les banques de temps des candidats.

Les banques d'heures auxquelles un code de paie et facturation est associé sont automatiquement ajoutées dans les dossiers des candidats. Selon votre configuration, celles-ci pourraient toutefois être différentes de celles illustrées ci-dessous.

L'ajout ou la modification du nombre d'heures dans les banques se fait manuellement. Par exemple, le nombre d'heures allouées par l'agence pour la banque « Maladie » pourraient différer selon le candidat.  

Lorsque vos candidats complètent leurs feuilles de temps sur la plateforme Web, ils doivent inscrire manuellement les heures travaillées s'ils déclarent une absence partielle.

Pour y accéder, dans la fenêtre « Candidat », déplacez-vous sous l'onglet « Paramètres » et le sous-onglet « Gestion des absences » (1).

Ajouter ou modifier le nombre d'heures dans les banques

PRIM ne permet pas la suppression des données inscrites par l'utilisateur dans la colonne « Heures en banque ». Inscrivez 0:00 dans la case pour éviter l'affichage d'un message d'erreur.

Dans la section « Gestion des banques d'heures » (A), entrez ou modifiez le nombre d'heures allouées pour ce candidat pour chacune des banques.

Cliquez sur (Sauvegarder).

Consulter l'historique des absences

Dans la section « Historique des absences » (B), on retrouve l'historique de toutes les absences déclarées du candidat, incluant les absences dont les raisons ne sont pas associées à un code.

Les enregistrements en rouge indiquent les absences du candidat dont les raisons ont été refusées.

Le sous-onglet Web permet de créer l'accès du candidat au portail Web, de réinitialiser le mot de passe d'un candidat et de se connecter à l'espace personnel du candidat.

Si un candidat est déjà inscrit dans votre entreprise et qu'il n'a pas de compte sur la plateforme Web, il est possible de créer ce compte en suivant la procédure ci-dessous. N'oubliez pas d'envoyer les instructions à votre candidat au moyen du modèle de courrriel à cet effet.

Description des champs 

1.Groupe de sécurité : Il s'agit du groupe de sécurité Web, tel que défini dans les groupes de sécurité. Les groupes de sécurité Web déterminent ce qu'un candidat peut voir ou non sur le portail Web, en fonction des paramètres de sécurité configurés dans le back office. Pour un candidat, le groupe Web candidat est configuré par défaut.

D'autres groupes d'accès Web peuvent être créés et paramétrés pour permettre différents niveaux de sécurité sur le portail Web pour vos candidats. .

2.Courriel : Ce champ indique le courriel que le candidat doit utiliser pour se connecter au portail Web. Pour créer l'accès au portail Web pour un candidat, cliquez sur et sélectionnez l'adresse courriel dans la liste.

Seules les adresses courriel déjà ajoutées dans le dossier du candidat figureront dans la liste. Les adresses courriels doivent être ajoutées sous l'onglet Profil > Contact > Coordonnées.

3.Réinitialisation du mot de passe : Si vous cliquez sur ce bouton, un courriel sera envoyé au candidat avec un lien à suivre pour réinitialiser son mot de passe.

4.Se connecter en tant que : Permet aux employés de l'agence de se connecter au portail Web avec le compte du candidat, sans avoir à connaître le mot de passe.

Cette fonctionnalité pourrait vous aider à guider les utilisateurs en cas de problème ou de questions.

Le sous-onglet Division/Succursale permet la gestion des liens entre le candidat, la division et la succursale.

L'association entre le candidat, la division et la succursale est facultative, cependant un nouveau dossier de candidat analysé dans PRIM sera automatiquement relié à la succursale et à la division de l'employé qui a effectué l'analyse.

Ajouter une division et une succursale par défaut

1.Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur l'icône à côté de chacun des champs et sélectionnez une division et une succursale dans les listes de choix.

Pour apparaître dans la liste, les divisions doivent au préalable être ajoutées dans les divisions pour lesquelles le candidat est autorisé à travailler. Si un candidat n'est pas autorisé à travailler pour une division, il n'apparaîtra pas dans la liste de candidats potentiels générée par le planificateur pour un quart.

Ajouter une division pour laquelle le candidat est autorisé à travailler

2.Dans la section « Permettre au candidat de travailler pour cette division », cliquez sur une ligne vide pour ajouter un enregistrement.

3.Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez une ou plusieurs divisions et cliquez sur OK.

Les divisions déjà ajoutées n'apparaîtront pas dans la liste de choix. Pour retirer une division, il suffit de sélectionner la ligne de l'enregistrement dans les divisions déjà ajoutées et de cliquer sur le bouton « Supprimer » dans le ruban « Accueil ».

4.Cliquez sur (Sauvegarder).